Financieel beheer, een samenvatting

In het kort sommen wij onderstaand de algemene taken op welke wij kunnen aanbieden onder de noemer financieel beheer.

• Het verzorgen van de financiële administratie (grootboek/specificaties)

• Het opstellen van de jaarrekening van het verstreken boekjaar, inhoudende balans en exploitatierekening

• Het opstellen van een begroting van het komende boekjaar; Beheer van bank - en girorekeningen van de V.v.E., waaronder het zo verantwoord mogelijk verdelen van de liquide middelen van de V.V.E. over deze rekeningen

• Het doen van betalingen voortvloeiende uit de werkzaamheden voor de V.V.E.

• Gelegenheid geven tot en het eventueel bijwonen van de controle door de kascontrole­commissie

• Inhoudelijke beoordeling van de reserverekeningen

• Opstelling verzorgen van de nieuwe voorschotbijdragen van het komende boekjaar per appartement en de leden van de V.V.E. hieromtrent informeren

• Bewaken dat de in de ALV vastgestelde voorschotbijdragen tijdig binnenkomen.

• Bij in gebreke blijven van een der leden, actie nemen om de belangen van de V.v.E. veilig te stellen door onder anderen de volgende middelen te gebruiken:

1.  een herinneringsbrief, het inzetten van een deurwaarder c.q. het innen van de achterstallige voorschotbijdragen via een notaris (indien er sprake is van verkoop van een appartementsrecht). In geval een vordering in handen van een deurwaarder wordt gegeven worden extra administratiekosten aan het betreffende lid in rekening gebracht.

2. Bij eigendomsoverdracht van een appartementsrecht het nieuwe lid uitgebreid informeren m.b.t. de V.v.E. Hiervoor wordt een aanvullende vergoeding in rekening gebracht welk bedrag via de notaris als mutatiekosten met koper en verkoper wordt verrekend.

Debiteurenbeleid

Een belangrijk onderdeel van het beheer is het debiteurenbeleid. Veel verenigingen en beheerders gaan ervan uit dat dit een vanzelfsprekend onderdeel is. Hierin vergist men zich vaak, omdat op het moment dat de binnenkomende gelden niet constant wordt gecontroleerd kan de vereniging makkelijk in financiële problemen raken.

Wij bieden alle leden direct een automatisch incasso contract aan, hierdoor worden problemen bij verhoging van de bijdragen etc. voorkomen. Ook maakt deze afspraak de cash - flow van de vereniging constanter. Wij hanteren, namens de vereniging een aanmaanperiode van 31, 62 en 92 dagen. Bij 92 dagen heeft de desbetreffende eigenaar nog 5 dagen de gelegenheid te betalen ander gaat deze direct door naar het deurwaarderskantoor.

Het debiteurenbeheer is een onderdeel dat op vaste basis besproken kan worden met de voorzitter of een financieel lid van de vereniging. Verder draagt Kolpa V.V.S. Beheer B.V. zorg voor het plannen en uitschrijven van de algemene leden vergadering en het afhandelden van hieruit vloeiende afspraken. Natuurlijk alles in overleg met het bestuur.

Rekening, saldi en verslaglegging

Wij openen een rekening op naam van de vereniging, voor zover deze nog niet aanwezig is. Hierdoor is een en ander altijd door de vereniging in te zien en zijn er geen rekening courant verhoudingen met de beheerder. Verder worden de reservefondsen door ons gecontroleerd. Wij hebben voor de verschillende verenigingen een collectief contract afgesloten met de ABN Amro, waardoor er al een scherpe rente wordt geboden. Maar als er een betere vergoeding bij een andere bankinstelling wordt geboden zetten wij de tegoeden natuurlijk over.

Wij dragen er tevens zorg voor dat er een ideaal saldo over wordt geboekt naar de betreffende spaarrekeningen en dat er geen geld renteloos blijft staan op betaalrekeningen. Ook zal het bestuur tijdig worden geïnformeerd bij eventuele tekorten bij uit te besteden werkzaamheden. De verslaglegging is gedetailleerd en overzichtelijk, dit is een absolute meerwaarde bij een verkoop van een appartementsrecht. De verkopende partij kan juiste financiële cijfers afgeven aan een makelaar of aspirant koper.